在 APAA，香港中小企老闆最常問我們的其中一條問題，就是當發票已經發出、但金額如今出錯時該怎麼辦——貨物到埗時損壞、客戶退回部分訂單，又或是事後才議定減價。許多人的直覺，是把發票刪除再重新開立。這恰恰是最錯的做法：它會在你的編號中留下缺口、破壞稽核軌跡，亦是年結時容易引來查詢的那類問題。
正確的工具是貸項通知單。在 Odoo 會計中，你可以直接從原始發票開立，原始文件保持不變，帳目亦會乾淨地反映調整。本指南將帶你走完整個流程——背後的會計邏輯、如何設定整齊的編號、逐步開立部分貸項、在兩種沖銷選項之間取捨，以及 Odoo 如何替你完成所有對賬。
貸項通知單實際在做什麼
貸項通知單是一份用於減少客戶應付金額的文件。開立它的日常原因，任何企業都不陌生：
- 客戶收到損壞的產品
- 客戶要退貨
- 原始發票上出現定價錯誤
- 發票發出後才議定的折扣
重點在於：貸項通知單不會觸碰原始發票。它不會編輯或刪除任何東西，而是建立一筆獨立的會計分錄，抵銷原始金額的部分或全部。原始發票與貸項通知單會同時保留在紀錄上，並互相關聯——而這正是令你的稽核軌跡保持完整的關鍵。
貸項通知單背後的會計分錄
了解帳簿中實際發生什麼會有幫助。以會計術語而言，貸項通知單是發票的鏡像。發票借記應收帳款並貸記收入科目；貸項通知單則完全相反：
| 分錄 | 科目 | 借方 | 貸方 |
|---|---|---|---|
| 發票 | 應收帳款 | X | |
| 發票 | 收入 | X | |
| 貸項通知單 | 收入 | X | |
| 貸項通知單 | 應收帳款 | X |
效果是：你已確認的收入和應收帳款，都按貸記金額相應下降。沒有任何東西被隱藏，沒有任何東西被覆寫——這項減少，是以一筆有意為之的獨立分錄記錄下來。
設定專用貸項通知單編號序列
在預設情況下，Odoo 為貸項通知單編號時，會沿用與發票相同的序列。為了取得更清晰的紀錄——亦為了令核數師滿意——我們通常建議將兩者分開，使貸項通知單在任何列表或報表中都一眼可辨。
- 開啟 Accounting 應用程式
- 前往 Configuration，開啟你的 Sales Journal
- 啟用 Dedicated Credit Note Sequence 選項
- Odoo 便會為貸項通知單的日記帳簡碼加上「R」前綴——你會得到
RINV而非INV
這只是一次性的小設定，但每次你掃一眼列表、即可分辨貸項通知單與發票時，它都在回報你。
逐步教學：從發票開立貸項通知單
你可以從 Customers > Credit Notes 選單建立貸項通知單，但我們一律建議直接從原始發票開立。這樣更快捷，會自動填入正確的日記帳，並自動關聯兩份文件。
- 開啟 Accounting 應用程式，前往你需要調整的已過帳發票
- 點擊發票上的 Credit Note 按鈕
- 填寫相關資訊：
- Reason — 簡短描述，例如「Damaged goods」
- Journal — 已自動填入與發票相同的日記帳
- Reversal Date — 預設為當天日期；若貸項屬於另一日期，請自行調整
- 選擇你的沖銷方式（下一節會說明）
- 點擊 Reverse
- Odoo 會開啟一張草稿貸項通知單，帶有原始發票上的每一行明細
- 移除或調整明細行，僅保留真正需要貸記的項目
- 點擊 Confirm 過帳貸項通知單
以下是典型的真實案例：客戶訂購了多件產品，但只有一件到埗時損壞。你刪除除該項目以外的所有明細行，留下一張僅針對該金額的貸項通知單——這是一張乾淨的部分貸項，不會觸動訂單上的任何其他項目。
「沖銷」與「沖銷並建立新發票」的差異
開立貸項通知單時，Odoo 提供兩種沖銷方式。這個選擇很重要，值得把兩者都弄清楚。
Reverse（沖銷）
- 建立一張可在確認前編輯的草稿貸項通知單
- 最終留下兩份文件：原始發票和部分貸項通知單
- 適用於僅需調整部分項目的情況——即常見的部分貸項場景
Reverse and Create Invoice（沖銷並建立新發票）
- 完全沖銷原始發票，並建立一張全新、可編輯的發票取而代之
- 最終留下三份文件：原始發票、完整貸項通知單和新發票
- 適用於你需要從頭大幅重建發票的情況
對於單一損壞或退貨商品的日常情況，Reverse 是較簡單、較乾淨的選擇。只有當整張發票真的需要重做時，才使用 Reverse and Create Invoice。
自動對賬如何運作
這部分最能省卻繁瑣功夫。Odoo 會替你完成配對，並會視乎客戶是否已付款而有不同處理。
發票仍未付款的情況：
- 貸項通知單金額直接與發票進行對賬
- 貸項通知單自動標記為已付款
- 發票狀態變為部分付款
- 沒有任何實際退款轉手——貸項只是減少應付金額
發票已付款的情況：
- 由於客戶已清付，你可能需要為貸記金額處理退款
- 貸項通知單仍會在你的會計紀錄中與發票進行對賬
對賬完成後，兩份文件都會顯示資訊圖示，清楚說明它們之間的關聯。發票的訊息記錄（chatter）中也會留下貸項通知單的參考連結，形成完整的稽核軌跡，方便任何人日後追蹤。
對你的客戶來說，還有一個不錯的附帶好處：他們可以在客戶入口網站中與發票一同查看貸項通知單，於是調整在他們那一端是透明的，你毋須另外發送說明。
重點摘要
- 貸項通知單可沖銷發票的部分或全部金額，而不修改原始文件，令你的紀錄與編號保持完整
- 直接從發票開立，使日記帳自動填入、兩份文件自動關聯
- 部分貸項用 Reverse；只有整張發票需要重建時才用 Reverse and Create Invoice
- Odoo 會自動將貸項通知單與未付款發票對賬——無需退款
- 啟用 Dedicated Credit Note Sequence，取得乾淨、一眼可辨的編號
- 客戶可在入口網站與發票一同查看貸項通知單
把貸項通知單做對，是其中一項看似微小、卻能默默令香港中小企帳目全年保持隨時可供審計的紀律。如果你希望你的 Odoo 日記帳、編號與對賬設定到位、自然順暢，歡迎聯絡 APAA 團隊。