在 APAA，香港中小企 Odoo 旅程中常見的一刻，往往在上線數月後到來：會計科目表需要整理。新的費用類別出現了、有幾個科目從未被使用過、有些名稱已不再反映企業實際的入帳方式。若改動只有寥寥數項，在 Odoo 中逐個畫面編輯尚算可以——但若要橫跨數十個科目做真正的整理，這做法既慢又容易出錯。
更快的途徑是試算表匯入。你匯出現有的科目表，在你的簿記同事早已熟悉的試算表環境中完成所有編輯與新增，然後一次過將每項變更推送回 Odoo。本指南會走完整個循環——匯出、編輯、新增、淘汰、重新匯入——並標明那一個你必須完全不碰的科目。
為何使用試算表匯入
當改動規模小時，逐一編輯科目尚可行。但擁有大量會計科目的企業，需要一個能規模化的方法。試算表匯入讓你做批量編輯與新增，覆核一百行只需掃一眼，然後一次過套用回 Odoo——遠比逐一點擊每個科目快捷，亦遠比它易於核對。
第一步：匯出現有的會計科目表
先從 Odoo 把你現有的科目拉出來。
- 開啟 Accounting 應用程式
- 前往 Configuration > Chart of Accounts
- 勾選頂部的勾選框以選取畫面上的科目，然後點擊 Select All 以包含所有頁面
- 點擊 Actions > Export
- 勾選 I want to update data——這是關鍵一步。它告訴 Odoo 你是在更新現有科目，而非建立重複項目
建立可重複使用的匯出範本
趁此機會，設定一個只包含你需要欄位的匯出範本，並儲存以供下次使用：
- Code — 科目編號
- Account Name — 顯示名稱
- Type — 科目類別（費用、收入等）
- Allow Reconciliation — 該科目是否支援對帳
- Deprecated — 該科目是否已停用
以垃圾桶圖示移除欄位、以加號圖示新增欄位，然後儲存範本，令下次整理更加快捷。
第二步：在試算表中編輯科目
在你的試算表應用程式中開啟匯出檔案。你會見到你選取的欄位，以及一個 Odoo 內部用來辨識每筆記錄的 External ID 欄位。
不應觸碰的欄位
將以下兩個欄位標記為唯讀，避免有人意外更改：
- External ID — Odoo 為現有記錄設定的內部識別碼。一旦更改，Odoo 便無法將該行對應到正確的科目
- Account Type — 修改現有科目的此欄位可能擾亂你的報表
你可以自由編輯的內容
以下項目可隨意更改：
- 科目名稱
- 對帳設定
- 停用狀態
關於科目編號的提醒
是否可以更改科目編號，取決於你所在司法管轄區的會計準則：
- 比利時、法國及類似司法管轄區： 編號的前導數字決定科目在報表中的分組方式——因此請勿更改前導數字。
- 其他國家： 報表僅取決於科目類型，因此編號可以更自由地修改。
在觸碰任何科目編號之前，請先查閱適用於你的規則。
第三步：新增科目
要新增科目，捲動到試算表底部，填寫新的一行：
| 欄位 | 填寫內容 |
|---|---|
| Code | 唯一的科目編號 |
| Account Name | 描述性名稱 |
| Type | 科目類別（例如：Expenses） |
| Allow Reconciliation | TRUE 或 FALSE |
| Deprecated | FALSE |
| External ID | 留空——Odoo 會自動分配 |
實用提示： 如果你不確定新科目應有的科目類型或對帳設定，找一個最相似的現有科目並複製其設定。這是令新科目行為與同類科目一致的最穩妥做法。
第四步：淘汰你不再使用的科目
如果某些科目不再需要，請將它們的 Deprecated 欄位設為 TRUE，而非刪除。這一點很重要：刪除已在日記帳分錄中使用過的科目，可能觸發錯誤。將它淘汰，能在保留歷史紀錄的同時，把該科目從活躍使用中移除。
第五步：匯入更新後的試算表
完成編輯後：
- 儲存試算表檔案
- 在 Odoo 中，前往 Chart of Accounts 清單視圖
- 點擊 Import 按鈕
- 選擇 Import Chart of Accounts
- 點擊 Upload File 並選擇你的試算表
- 等待驗證訊息——藍色的「Everything seems valid」確認訊息，代表你的資料乾淨、可以匯入
- 點擊 Import
匯入後，瀏覽你的會計科目表，確認每項變更都正確套用。別省略這個檢查——快速掃一眼，正是在欄位對應錯誤演變成報表問題之前把它揪出來的方法。
那一個你絕不可觸碰的科目：本年度盈餘
Odoo 內建一個類型為 Current Year Earnings（本年度盈餘）的特殊科目。此科目會在財政年度結束時自動彙總你所有的收入和費用科目——它是你年結背後的機制。請把它視為禁區：
- 不要重新命名、淘汰、刪除或以任何方式修改此科目
- 不要建立第二個相同類型的科目
對此科目進行改動——或複製其類型——都會令你的年結流程出錯。這是整個操作中最重要的一條規則，因此務必讓任何編輯試算表的人知道，那一行要原封不動。
總結
透過試算表匯入批量更新會計科目表，比逐一編輯科目省下實實在在的時間。整個循環如下：
- 匯出時啟用 I want to update data
- 在試算表中編輯名稱、對帳設定及停用狀態
- 在底部新增科目並使用唯一編號
- 淘汰不再使用的科目，而非刪除
- 將檔案重新匯入 Odoo 並驗證
如此操作，你的會計科目表便能保持準確且即時更新，免去逐一編輯的繁瑣——而由於本年度盈餘科目保持原封不動，你的年結亦保持乾淨。
如果你的會計科目表需要重整，以配合你香港業務實際的報表方式——又或你只想把第一次匯入交給人代為完成並驗證——APAA 團隊可以為你設定。