在 Odoo 匯入期初餘額：APAA 遷移實戰手冊
APAA 完整拆解如何將期初餘額遷移至 Odoo 會計——總帳、未結應收與應付帳款，以及銀行餘額——並運用暫記帳戶技巧避免重複計算。
在 APAA，每當一間香港中小企決定離開舊有會計軟體時，總會有人問同一個問題：「我們現有的所有餘額怎麼辦？」遷移至 Odoo 並非單純安裝一套新軟體——你的帳目必須從舊系統結束的位置原封不動地接續下去，精確到每一分錢，否則之後執行的每一份報表都會出錯。
這正是期初餘額匯入的作用。若處理草率，便會重複計算應收帳款，或令銀行餘額懸空、無從對帳；若處理得當，Odoo 的試算表在第一天就能與舊系統完全吻合。本手冊正是我們服務客戶時採用的方法，當中包括令整套帳目得以平衡的暫記帳戶（Suspense Account）技巧。
期初餘額實際涵蓋什麼
當你轉用 Odoo 時，需匯入期初分錄，讓每個帳戶從正確的數字起步。跳過此步驟，Odoo 的紀錄便會殘缺不全。
典型的遷移可分為四個部分：
- 總帳 — 每個帳戶的餘額
- 未結應收及應付帳款 — 未付的客戶發票、供應商帳單及折讓單
- 銀行餘額 — 你目前的銀行餘額（每個帳戶重複同一流程）
- 目前存貨帳戶 — 僅在使用手動存貨計價時適用
動手前先把這些做對
乾淨的遷移取決於乾淨的來源資料。匯入前，我們必定確認以下各項：
- 使用期末數字。 以財政年度或稅務期間的期末資料切換——而非月中某個隨意日期。
- 確認總帳平衡。 借方總額必須等於貸方總額。
- 核對應收帳款。 總帳上的應收帳款餘額必須等於未付客戶發票總額減去未付客戶折讓單總額。
- 核對應付帳款。 應付帳款餘額必須等於未付供應商帳單總額減去供應商折讓單總額。
若這些在舊系統中對不上，在 Odoo 中同樣對不上。請先修正它們。
暫記帳戶技巧（以及為何你需要它）
你不能把總帳原封不動地直接倒進 Odoo。陷阱在這裡。
當你在 Odoo 中建立發票或帳單時，系統會自動記入應收或應付帳款。如果你同時從總帳匯入應收餘額，該帳戶現在便會持有實際金額的兩倍。
把應收及應付從總帳中剔除也不是辦法，因為這樣總帳便不再平衡。
解決方案是使用暫記帳戶暫時存放這些餘額：
- 在總帳匯入時，將應收及應付帳戶替換為單一暫記帳戶。
- 當你匯入未結發票和帳單時，它們同樣記入該暫記帳戶。
- 兩邊相互抵銷——暫記帳戶淨額歸零，而你真正的應收與應付帳戶最終顯示正確餘額。
以相同方式處理銀行餘額
銀行帳戶有類似的問題。若直接將餘額匯入銀行帳戶，日後便沒有任何分錄可供期初銀行交易對帳。
解決方法： 在總帳匯入時，若餘額為正數，將銀行帳戶替換為銀行未結收款帳戶；若餘額為負數，則改用銀行未結付款帳戶。你會在最後一步對帳銀行時清除它。
準備匯入試算表
你的匯入檔案需要多個工作表。
工作表 1：總帳（餘額）
| 欄位 | 內容 |
|---|---|
| Date | 期初餘額日期 |
| Journal | 專用的「Opening Balance」日記帳（短碼 OPB） |
| Reference | 分錄標籤 |
| Account Code | 每行的帳戶編號 |
| Debit | 借方金額（同一行不可同時有借方和貸方） |
| Credit | 貸方金額 |
對舊系統匯出資料的兩項關鍵修改：
- 將應收/應付帳戶換成暫記帳戶編號。
- 將銀行帳戶換成未結收款帳戶。
工作表 2：應收帳款
每筆未付發票一行：
- 客戶名稱、發票編號、日期及應付總額
- 標示來源的欄位（例如「Opening Balance」）
- 暫記帳戶編號——必須與總帳工作表上的一致
工作表 3：應付帳款
結構相同，但用於供應商帳單：
- 編號序列使用「Bill」前綴取代「INV」
- 參考欄位可列出舊系統的採購單
- 若無內容可填，參考欄位為選填
逐步匯入流程
步驟 1：建立期初餘額日記帳
- 前往 Accounting > Configuration > Journals。
- 建立名為「Opening Balance」的日記帳。
- 類型設為 Miscellaneous。
- 短碼設為 OPB。
步驟 2：匯入總帳
- 前往 Accounting > Journal Entries。
- 點擊 Action > Import Records。
- 上傳試算表並選擇總帳工作表。
- Odoo 會依欄位名稱自動對應——請逐項確認。
- 若以帳戶編號識別帳戶，可跳過「Account Name」欄位。
- 點擊 Test 在正式匯入前驗證。
- 點擊 Import。
- 移除「Posted」篩選條件以找到草稿分錄。
- 開啟分錄，檢視後點擊 Post。
步驟 3：匯入客戶發票
- 前往 Customers > Invoices。
- 點擊 Action > Import Records。
- 上傳同一檔案並選擇應收帳款工作表。
- 測試後匯入。
- 選取所有匯入的發票，一次批次過帳。
步驟 4：匯入供應商帳單
- 前往 Vendors > Bills。
- 點擊 Action > Import Records。
- 上傳檔案並選擇應付帳款工作表。
- 測試後匯入。
- 選取所有匯入的帳單，一次批次過帳。
步驟 5：對帳銀行餘額
- 開啟會計儀表板。
- 在你的銀行帳戶上點擊 New Transaction。
- 標籤輸入「Opening Balance」。
- 日期設為你的期初餘額日期。
- 貼上銀行餘額金額。
- 儲存並關閉。
- 點擊 Reconcile——Odoo 會建議匹配的期初分錄。
- 選取後點擊 Validate。
驗證你的成果
完成所有步驟後，開啟總帳並確認：
- 暫記帳戶完全平衡，餘額為零。
- 應收及應付帳款顯示正確餘額。
- 銀行帳戶反映正確餘額。
- 未結收款/付款帳戶已平衡。
- 你的 Odoo 總帳與舊系統完全一致。
遷移流程一覽
| 步驟 | 操作 | 匯入模型 |
|---|---|---|
| 1 | 建立 OPB 日記帳 | — |
| 2 | 匯入總帳 | Journal Entry |
| 3 | 匯入未結發票 | Customer Invoice |
| 4 | 匯入未結帳單 | Vendor Bill |
| 5 | 對帳銀行餘額 | Bank Transaction |
這是一套標準而可靠的方法，涵蓋絕大多數中小企的遷移需求。特殊情況——多幣別、手動存貨計價、部分折讓單——有時需要額外調整，而在切換當下出錯，日後拆解的代價十分高昂。
如果你正計劃將香港業務遷移至 Odoo，並希望期初餘額遷移從第一天起就乾淨俐落，歡迎聯絡 APAA 的 Odoo 團隊。