在 Odoo 管理聯絡人與匯入資料：中小企設定指南
APAA 逐步指南，講解如何在 Odoo 建立、整理及批量匯入聯絡人——涵蓋聯絡人類型、關鍵表單欄位、匯出，以及乾淨的資料遷移。
APAA 為香港中小企進行的 Odoo 項目，幾乎全部由同一個起點開始：聯絡人。在第一張報價單發出、第一張發票開立之前，客戶和供應商清單必須存放於可靠之處。對大多數剛接觸 Odoo 的企業而言，這份清單目前散落於試算表、電郵對話、幾段 WhatsApp 訊息，以及零星的便利貼之間。結果一如所料：花時間搜尋電話號碼，並暗藏使用數月前已過期資料的風險。
Odoo 的聯絡人應用程式為你提供單一資料來源，從而解決這個問題。你建立的每位聯絡人，都可在每個 Odoo 應用程式中使用——CRM、銷售、開票等等。本指南將講解聯絡人記錄的結構、值得填寫的欄位，以及在上線過程中最關鍵的部分：如何乾淨地匯入現有清單，而不需面對欄位對應的頭痛問題。
公司與個人聯絡人
Odoo 支援兩種聯絡人類型：
- 公司 — 商業實體（例如「Corey Consulting」）
- 個人 — 個人，可選擇性地關聯至某間公司
開啟聯絡人並點擊編輯，第一個欄位即可讓你在兩者之間選擇。對於個人，會額外顯示一個公司欄位，讓你將其與所屬僱主建立關聯。
將個人關聯至公司
當你將個人（例如 Amy）關聯至公司（例如 Corey Consulting）：
- 公司名稱會顯示在個人姓名下方。
- 點擊該公司名稱可直接跳轉至公司聯絡人頁面。
- 該公司本身的聯絡人清單會自動列出已關聯的個人。
這種雙向連結讓你的組織架構一目了然——當你需要與同一客戶內的多位人士往來時尤其有用。
聯絡人記錄的關鍵欄位
基本資訊
每份聯絡人表單都包含以下欄位：
- 地址
- 稅務編號
- 電郵及電話號碼
- 網站
- 偏好語言
- 職位（僅限個人）
聯絡人與地址分頁
單一聯絡人可儲存多個地址：
- 聯絡人 — 該公司的聯絡窗口
- 帳單地址 — 發票寄送地址
- 送貨地址 — 貨物送達地址
- 私人地址 — 個人地址
- 其他地址 — 任何其他地點
內部備註分頁
新增僅團隊可見的備註——適合記錄提醒事項，例如「優先客戶」或特殊處理指示。
銷售與採購分頁
| 欄位 | 用途 |
|---|---|
| 客戶 / 供應商切換 | 分類聯絡人的角色 |
| 業務員 | 指派專屬業務代表 |
| 出貨方式 | 設定偏好的配送方式 |
| 付款條件 | 為此聯絡人定義專屬信用條件 |
| 價目表 | 套用自訂價目表 |
開票分頁
在此儲存聯絡人的銀行帳戶資訊。這對於你定期付款的供應商尤其值得——銀行資訊會自動填入付款單。
其他欄位
額外欄位涵蓋內部參考、條碼、行業及稅務資訊。
智慧按鈕：一覽每項互動
在每份聯絡人表單頂部，智慧按鈕會呈現整個 Odoo 中的相關記錄：
- CRM 商機
- 已排程會議
- 銷售訂單
- 發票
- 分析帳戶
點擊任何一個即可直接跳轉至相關記錄——聯絡人由此成為一扇單一窗口，盡覽你與該客戶的整段往來關係。
歸檔與重新啟用聯絡人
當你暫時停止與某位聯絡人往來時：
- 開啟該聯絡人。
- 點擊歸檔。
已歸檔的聯絡人會從預設清單檢視中消失，但仍可搜尋，完整歷史亦會保留。當合作關係恢復時，只需重新啟用該聯絡人即可。我們幾乎總是建議歸檔而非刪除——無論如何，你都能保留過往往來的記錄。
清單檢視與批量操作
切換至清單檢視進行任何批量操作。選取多位聯絡人後，使用動作選單可以：
- 一次歸檔多位聯絡人
- 將資料匯出至 Excel 或 CSV
- 永久刪除聯絡人
匯出聯絡人
Odoo 提供兩種匯出模式：
- 標準匯出 — 將選取的欄位下載為 Excel 或 CSV。
- 匯入相容匯出 — 格式化欄位標題，使檔案可直接重新匯入 Odoo，無需面對欄位對應問題。
如果你打算在外部修改資料後再匯入，請務必使用匯入相容匯出。它能在回頭匯入時省卻大量麻煩。
匯入聯絡人至 Odoo
對於正在遷移至 Odoo，或以試算表管理大量聯絡人的企業來說，匯入功能正是真正節省時間之處。這也是我們最常見到做得不妥的步驟，因此按部就班執行十分值得。
步驟一：準備檔案
以匯入相容匯出作為範本。這可確保欄位標題與 Odoo 預期的欄位名稱完全一致——這正是避免欄位對應出錯的關鍵。
步驟二：載入並對應欄位
- 前往聯絡人並點擊匯入。
- 點擊載入檔案並選取你的試算表。
- Odoo 會根據標題名稱自動對應欄位。
- 任何無法匹配的欄位會顯示「不匯入」——請手動調整。
步驟三：先測試，後匯入
點擊測試匯入，在正式提交前驗證資料。如果沒有錯誤回報，即可進行完整匯入。略過測試，正是千行資料錯誤流入正式環境的成因——測試只需數秒，卻能省卻數小時。
乾淨設定聯絡人的小技巧
- 先建立公司，再新增關聯至公司的個人。
- 使用匯入相容匯出作為試算表範本。
- 在提交大量資料前先進行測試匯入。
- 歸檔而非刪除——以保留往來歷史。
- 提早填入付款條件和價目表，讓後續文件自動帶入資料。
由此延伸
聯絡人就位後，即可直接接入 Odoo 的其餘部分：
- 設定你的第一個 CRM 銷售管道以追蹤商機。
- 建立與新聯絡人關聯的銷售訂單。
- 配置開票功能，自動填入聯絡人資訊。
在起步階段把聯絡人資料整理得乾淨完整，是 Odoo 推行過程中槓桿效益最高的一件事——下游的每個模組都會繼承這份資料。如果你希望由 APAA 處理遷移、驗證你的資料，並妥善設定匯入，歡迎與我們聯絡。