用 Odoo CRM 活動計劃自動化銷售跟進

當每一筆交易都跟著同一套步驟

在 APAA，我們合作的香港中小企大多在不知不覺間以同一種方式做銷售。幾乎每一個新商機，團隊都會走過一模一樣的流程：發送介紹電郵、約電話、準備提案，幾天後再跟進一次。這些步驟很少改變，但銷售人員卻要在每一筆交易上，逐次親手重新建立每一個任務。

這種人手重複，正是 Odoo CRM 的**活動計劃（Activity Plans）**要消除的問題。活動計劃是一份可重複使用的活動清單：你定義一次，之後只需幾下點擊就能套用到任何商機上。無需事先安裝或額外設定——活動計劃在 CRM 應用中預設即可使用。

為甚麼這對小型銷售團隊很重要

逐一建立跟進任務的代價，不只是花掉的那幾分鐘。當每位銷售人員各自設定截止日期、各自指派同事時，三個問題便會悄悄出現：

• 流程逐漸走樣。 兩位銷售用兩種不同方式處理同類交易，成交品質變成取決於剛好由誰負責這個商機。
• 步驟被遺漏。 在壓力之下，「準備產品展示」或「第二次跟進」這類任務，往往就是默默沒被建立的那一個。
• 時間流失在資料輸入上。 為每一筆交易重新輸入同樣的五個任務，純屬無謂開銷，對客戶毫無幫助。

活動計劃將你的標準工作流程轉化為整個團隊共用的範本，一次過解決以上三個問題。

建立你的第一個活動計劃

開啟活動計劃頁面

在 CRM 應用中，前往 Configuration > Activity Plans。點擊 New 從頭建立計劃，或開啟現有計劃進行調整。

了解每一行的欄位

計劃中的每個活動都由幾個欄位描述。先弄清楚各欄位控制甚麼，後面的設定就會變得理所當然：

新增活動

點擊清單底部的 Add a line，選擇你需要的活動類型。如果下拉選單中找不到，點擊 Search more 瀏覽所有可用活動，包括公司自訂的活動。使用拖曳手柄重新排列各行，讓它們按照你實際的工作流程順序執行。

為每一步設定時間

為每個活動決定相對於計劃日期的到期時間。例如：

• 「建立簡報」——計劃日期前 3 天，因為準備工作必須趕在主要接觸之前完成。
• 「發送跟進電郵」——計劃日期後 2 天。
• 「安排產品展示」——計劃日期後 1 週。

「計劃日期之前」這個觸發條件，正是活動計劃真正實用之處，而不只是用來催促。它讓你能預先安排那些必須在見客戶之前完成的前置工作。

將計劃套用到商機

計劃一旦建立，套用到交易上只需數秒：

1. 在管道中開啟任何一個商機。
2. 點擊 Activity 按鈕。
3. 在排程活動表單中，你會看到一個列出所有活動計劃的區塊。
4. 選擇你要套用的計劃，例如「Custom Furniture Production Flow」。
5. 設定到期日期。這會成為所有活動時間的參照基準。
6. 點擊 Schedule。

計劃中的所有活動會即時建立，每一個都已附帶各自的截止日期和負責人。每個活動上的帶顏色字母代表被指派的使用者，讓你一眼看清誰負責甚麼。

我們建議客戶如何運用活動計劃

為不同行業的香港團隊設定這些計劃之後，我們發現幾個習慣能區分「真正用得起來」與「被擱置」的計劃：

讓每個計劃保持聚焦。 為每種銷售情境建立各自的計劃，而非用一個包羅萬象的龐大計劃涵蓋一切。聚焦的計劃更容易被信任，也更容易維護。

善用自訂活動。 如果你的業務有 Odoo 預設未提供的步驟——「建立簡報」、「準備生產線」——先將它們建立為自訂活動類型，再加入計劃中。

有意識地指派。 對固定由同一位專員處理的任務使用「Default user」，對應由商機負責人處理的任務使用「Ask at launch」。

回頭檢視時間設定。 實際使用幾週後，檢查你選定的時間間隔是否真正符合團隊的工作節奏。持續調整，直到計劃反映實況，而非你最初的猜測。

重點總結

活動計劃將銷售中最重複的部分——在每一筆交易上重建同一套跟進任務——簡化為一鍵操作。你只需描述一次標準工作流程，連同時間安排和負責人一併設定，之後每個商機都會即時繼承。團隊保持一致，沒有步驟被遺漏，每個人都能取回原本花在資料輸入上的時間。

立即前往 CRM 應用中的 Configuration > Activity Plans，建立你的第一個計劃。如果你希望有人協助將實際銷售流程對應到 Odoo，歡迎聯絡 APAA 團隊，我們會幫你一次過設定妥當。