Odoo CRM 銷售管道與商機：香港中小企的基礎指南
一步步講解如何在 Odoo CRM 設定及營運銷售管道——建立階段、建立商機、排程活動，由首次接觸到最終成交全程追蹤每一筆交易。
不少香港中小企至今仍然用一份 Excel 表格加一個 WhatsApp 群組來營運整個銷售流程。在只有兩三個客戶時，這套臨時做法勉強撐得住；但隨著客戶名單增長，裂縫迅速擴大：忘記跟進、報價單埋沒在對話串中、兩位同事在不知情下追同一個潛在客戶。
Odoo CRM 的銷售管道讓整個流程變得清晰可見——由首次查詢到簽單成交，每一步都有明確追蹤。在 APAA，這幾乎是我們為每一位客戶最先設定的部分，因此本文會按照我們在實際導入時的講解方式，帶你掌握這些基礎。
為甚麼中小企需要銷售管道
銷售管道將「我會盡快跟進」這種模糊承諾，變成一個真正可量化、可管理的流程：
| 常見痛點 | 銷售管道如何解決 |
|---|---|
| 忘記跟進潛在客戶 | 每個商機都帶有活動提醒，逾期者自動標紅 |
| 不知道哪些交易快成交 | 按階段和機率排序，優先突顯高價值商機 |
| 老闆看不到團隊表現 | 儀表板即時顯示每個階段的商機數量和金額 |
| 報價散落在電郵和對話之間 | 所有往來紀錄集中在商機的 Chatter 時間線 |
對於決策週期短、溝通節奏快的香港市場而言，一個清晰的銷售管道，正是確保任何交易都不會默默流走的關鍵。
認識 CRM 儀表板
開啟 Odoo CRM 模組後，你會看到看板檢視（Kanban View）：每個直欄是銷售流程中的一個階段，每張卡片是一個商機。
預設篩選器
Odoo 預設只顯示指派給你的商機，搜尋列會出現 My Pipeline 標籤。若要查看團隊正在處理的全部商機：
- 在搜尋列找到「My Pipeline」標籤。
- 點擊 ✕ 移除篩選。
- 所有團隊商機即會顯示。
你可以隨時切換此篩選器，在個人管道與整個團隊之間轉換。
每張卡片告訴你甚麼
每張商機卡片一眼就能看到四項資訊：
- 客戶名稱 — 聯絡人或公司名稱。
- 預期收入 — 預計成交金額（例如 HK$50,000）。
- 活動圖示 — 下一個排程行動的類型（電話、會議等）。
- 優先星級 — 一至三星，標示交易重要性。
設定銷售管道階段
階段是銷售流程的骨架。Odoo 內置一組預設階段，但你應該按照團隊實際的銷售方式重新調整。
調整現有階段
將滑鼠移到階段欄位上，點擊齒輪圖示，會出現以下選項：
| 選項 | 功能 |
|---|---|
| Fold | 在看板中摺疊該階段，同時保留所有資料 |
| Edit | 開啟階段設定，更改名稱、順序及配置 |
| Automations | 設定該階段被進入時觸發的自動化規則 |
| Delete | 移除該階段（須先把現有商機移走） |
摺疊功能適合不常查看的階段，例如「已成交」或「已流失」。摺疊後資料不會消失，需要時點擊即可展開。
新增階段
- 捲動到現有階段的最右方。
- 點擊 + Stage。
- 輸入名稱並按 Enter。
- 拖曳到正確位置。
實例：一間 B2B 服務公司
以一間提供專業或顧問服務的香港公司為例，這樣的管道行之有效：
- 新查詢 — 來自網站、展覽或轉介的初步接觸。
- 需求確認 — 已了解需求並確認有真正的合作機會。
- 提案報價 — 已發出正式報價單。
- 商議中 — 客戶正在比較方案或議價。
- 已成交 / 已流失 — 最終結果。
從四至六個階段開始。一開始設太多會造成阻力，太少則會掩蓋流程中的瓶頸。
建立與管理商機
商機代表管道中的一筆潛在交易。Odoo 提供兩種建立方式。
方法一：在階段內快速建立
- 點擊任何階段欄位頂部的 +。
- 輸入客戶名稱和基本資料。
- 商機會直接建立在該階段。
當你已知道交易屬於哪個階段時，用這個方法。
方法二：完整表單
- 點擊左上角的 New。
- 開啟完整的商機表單。
- 填入所有相關欄位。
- 商機預設建立在第一個階段。
這個方法讓你一開始就能存取所有欄位。
重要的欄位
必填：
- 組織 / 聯絡人 — 這筆商機對應的客戶。
- 商機標題 — 清晰易辨的名稱（例如「ABC 公司 — ERP 導入」）。
值得填寫：
- 電郵 — 用於自動化溝通及發送報價。
- 電話 — 方便排程電話跟進。
- 預期收入 — 預計成交金額（以 HKD 為單位）。
- 優先級 — 星級評分，方便排序。
如果選擇系統中已有的聯絡人，Odoo 會自動帶入其公司、電話和地址。
實際範例
假設一位名為 David 的客戶透過你的網站查詢 Odoo ERP 導入服務：
- 點擊 New。
- 聯絡人選擇「David — ABC Trading Ltd」。
- 標題：「ABC Trading — Odoo Kick Start」。
- 預期收入：HK$120,000。
- 優先級：2 星。
- 點擊 Add。
商機會出現在「新查詢」階段，等待團隊跟進。
排程跟進活動
活動是綁定在商機上的排程行動——要打的電話、要開的會議、要發送的文件。它確保每筆交易永遠有明確的下一步。
看懂活動圖示
每張卡片上的圖示反映其活動狀態：
| 圖示 | 意義 |
|---|---|
| 灰色時鐘 | 沒有排程活動（需要關注） |
| 電話圖示 | 已排程電話 |
| 人物圖示 | 已排程會議 |
| 信封圖示 | 已排程電郵 |
建立活動
- 點擊商機卡片上的活動圖示。
- 選擇 Schedule an Activity。
- 選擇類型：Call、Meeting、Reminder、Email 或 To-Do。
- 填入詳細資訊。
活動欄位
- Summary — 簡短描述（例如「確認預算範圍」）。
- Due Date — 截止日期。
- Assigned To — 負責人。
- Notes — 補充背景。
儲存選項
| 按鈕 | 功能 |
|---|---|
| Open Calendar | 開啟日曆選擇特定時段 |
| Schedule | 儲存活動並關閉表單 |
| Mark as Done | 標記為已完成 |
| Done & Schedule Next | 完成此活動並立即建立下一個 |
我們的建議： 完成一個活動的那一刻，立即排程下一個。單憑這個習慣，就能保證任何商機都不會被擱在沒有下一步行動的狀態。
看懂活動狀態顏色
每個階段上方有一條彩色條，讓你一眼掌握該階段內交易的整體活動狀態：
| 顏色 | 意義 | 該怎麼做 |
|---|---|---|
| 綠色 | 已規劃在未來的活動 | 正常，持續推進 |
| 黃色／橙色 | 今天到期的活動 | 盡快處理 |
| 紅色 | 逾期活動 | 需要立即關注 |
| 灰色 | 沒有排程活動 | 檢查是否遺漏跟進 |
每天開始工作時，先掃視管道顏色。如果某個階段全是紅色，代表有幾筆交易正被忽略。灰色同樣需要警惕——沒有下一步的商機，通常正在轉冷。
在管道中推進交易
隨著銷售進展，將商機移到反映其真實狀態的階段。
拖放操作
最直覺的方式：在看板上把卡片由一個階段欄位拖到另一個。
從商機表單操作
- 開啟商機。
- 在右上角找到階段按鈕。
- 點擊目標階段。
兩種方式都會即時更新。
階段收入總計
每個階段標題顯示該階段內所有商機的預期收入總和，例如：
- 需求確認： HK$450,000（3 筆商機）
- 提案報價： HK$280,000（2 筆商機）
- 商議中： HK$120,000（1 筆商機）
這些數字會隨商機的新增、移動和修改即時更新，讓管理層即時掌握銷售漏斗的健康狀況。
看懂商機表單
點擊任何商機開啟完整表單——這是單筆交易所有資訊集中之處。
主要區塊
標題區域：
- 客戶資訊（公司名稱、聯絡人）
- 預期收入
- 機率百分比（系統自動計算）
- 目前階段
Internal Notes 標籤：
- 給銷售團隊的自由格式備註
- 記錄銷售策略、客戶偏好和競爭對手情報
- 團隊中有權限的成員都可查看
Extra Info 標籤：
- 完整聯絡資料
- 行銷歸因（UTM 來源追蹤）
- 自訂欄位
機率分數
Odoo 根據多項因素為每個商機計算成交機率：
- 階段位置 — 越接近成交階段，機率越高。
- 歷史成交率 — 參考同類商機的過往表現。
- 停留時間 — 在某階段停留太久會降低分數。
- 其他因素 — 可在設定中調整。
機率分數支撐務實的預測和資源分配。例如，本月有十筆商機總值 HK$1,000,000，加權機率後的預測收入可能只有 HK$350,000——這是更誠實、更適合用來規劃的數字。
銷售管道最佳實務
從簡單開始
四至六個階段是合適的起點。太多會拖慢日常工作，太少則會掩蓋你需要看見的瓶頸。
即時更新交易
商機一有進展就立即移動。過時的管道會產生不準確的預測和遺漏的跟進。
每個活躍交易都要有活動
如果一個商機沒有排程活動，它不是已成交、已流失，就是被遺忘了。確保每個活躍交易都有清晰的下一步。
每週檢視管道健康度
每週花 15 分鐘看：
- 有多少交易卡在同一階段超過兩週？
- 紅色（逾期）活動集中在哪些階段？
- 預測收入與目標的差距有多大？
把溝通渠道接進來
如果你的團隊主要透過 WhatsApp 與客戶溝通，啟用 Odoo 的 WhatsApp 對接功能，可將這些對話直接同步到商機的 Chatter 時間線——資訊就不再散落在不同對話串中。
常見問題
銷售管道和銷售漏斗有甚麼分別？
管道着重追蹤每筆交易的狀態和進度；漏斗着重分析各階段之間的轉換率和流失率。在 Odoo 中，管道是你日常操作的介面，漏斗分析則在報表功能中。
一個商機可以指派給多位銷售人員嗎？
Odoo CRM 每個商機只有一位主負責人，但你可以在 Chatter 中 @提及同事，或將他們加為「追蹤者」以接收更新通知。
如何處理回頭的流失交易？
將商機標記為「已流失」並記錄原因。日後客戶回來時，「恢復」它即可——所有歷史紀錄和備註都會保留。
預期收入應該含稅還是不含稅？
在整個管道中統一使用不含稅金額，確保總計和預測可以互相比較。在香港，大部分 B2B 報價本來就是不含稅的。
總結
Odoo CRM 銷售管道為你提供一套視覺化、可管理的銷售流程系統：
- 階段 反映你的實際工作流程——自訂名稱和順序以配合團隊。
- 商機 記錄每筆潛在交易的客戶、金額和優先級。
- 活動 確保每個商機都有清晰的下一步。
- 顏色指標 讓你一眼辨識需要關注的交易。
- 機率分數 支撐務實的預測和資源分配。
打好這些基礎後，你可以再進一步：自動化規則、報價單生成、銷售報表等進階功能。
如果你正在考慮為公司導入 Odoo CRM，歡迎聯絡 APAA進行初步諮詢，我們會協助你評估最適合你實際銷售方式的導入方案。