在 APAA，我們至今仍會遇到一些香港中小企，他們的開票流程是這樣的：客戶下單，有人把它打成報價單，然後到了要收款時，又有人把同一批明細重新打進一張新的發票。這等於同一筆資料輸入兩次，亦即雙倍工夫、雙倍出錯機會。而這完全是可以避免的。
Odoo 將銷售與會計連結起來，使發票從你已建立的已確認銷售訂單直接生成。本指南將實務地說明它如何運作：開票政策如何決定一行明細何時可以收款、出貨步驟如何配合、如何以訂金收取押金，以及如何一次過為多張訂單開票。讀完之後，你會明白為何輸入工作應該放在訂單，而非發票。
為何從銷售訂單開票
整件事的重點，在於 Odoo 將你的銷售流程直接連結至會計。當你確認一張銷售訂單的一刻，系統便會根據你設定的政策，開始追蹤哪些明細已準備好開票。實務上，這帶來三點好處：
- 銷售與會計之間不再重複輸入資料——你只需輸入訂單一次
- 繼承結構——發票明細會帶有銷售訂單的版面與分類
- 每次都是正確數量——你開票的金額恰好是訂單（及出貨）所支持的數量，而非人手抄寫的近似值
了解開票政策
一切都取決於一個產品層級的設定：開票政策。Odoo 提供兩種，它們決定銷售訂單明細在哪一刻變為可開票。
| 政策 | 明細何時可開票 | 適用情境 |
|---|---|---|
| 已訂購數量 | 銷售訂單確認後立即可開票 | 服務、預付商品 |
| 已出貨數量 | 出貨驗證完成後才可開票 | 實體產品、批發 |
政策設定在每個產品上，因此同一張銷售訂單可以兩種並存——一行「確認即可開票」的顧問服務，與一行「出貨後才開票」的硬件並列。為了令這一點一目了然，Odoo 會以顏色標示明細：
- 藍色明細——可以開票
- 黑色明細——尚未可開票
逐步教學：從銷售訂單建立發票
1. 建立並確認銷售訂單
開啟銷售應用程式，新建一張報價單。加入客戶，然後加入訂單明細。一個日後會回報你的小提示：使用分類來組織項目——例如「植物」和「用品」——令版面更整潔，而這個版面會直接延續到發票。
報價單準備好後，點擊確認，將它轉為正式的銷售訂單。
2. 檢查哪些明細可開票
確認後，閱讀明細的顏色：
- 使用已訂購數量政策的產品會立即變為藍色
- 使用已出貨數量政策的產品會維持黑色，直到貨物出貨為止
3. 出貨產品（如需要）
對於任何使用已出貨數量政策的明細，點擊銷售訂單上的出貨智慧按鈕。確認實際出貨數量以驗證出貨單。返回銷售訂單，那些明細現已變為藍色——已準備好開票。
4. 建立發票
在銷售訂單上點擊建立發票。選擇一般發票，為所有目前可開票的明細開票，然後點擊建立草稿發票。
草稿發票會繼承你在訂單上建立的相同分類結構，因此一出來便已整理妥當。
5. 確認發票
檢視草稿，點擊確認以完成開票。這就是完整的路徑——由訂單到已過帳發票——而明細只輸入了一次。
訂金選項
建立發票時，Odoo 給你的不只一個選擇，而是三個：
- 一般發票——對每一行可開票明細按全額開票
- 訂金（百分比）——按訂單總額的百分比開票
- 訂金（固定金額）——按你設定的指定金額開票
對於收取押金的香港中小企，有一個實用細節：訂金功能即使尚無可開票明細時仍然可用。這令它成為在任何貨物出貨前收取押金的工具——對於訂製訂單或交貨期較長的情況尤其常見。
沒有可開票明細時會發生什麼
如果你在沒有可開票明細時嘗試開立一般發票，Odoo 不會默默失敗——它會返回清晰的錯誤訊息，準確說明問題所在。這是刻意設計：Odoo 的錯誤訊息旨在告訴你出了什麼問題、以及如何修正，所以請閱讀它們，而非設法繞過。
當你為所有目前可開票的明細開票後，該銷售訂單上剩餘的選項便只有訂金——直到更多明細因出貨完成而變為可開票為止。
批量建立發票
你毋須逐張訂單開票。當你有一批積壓待開票時，可以批量處理：
- 前往銷售應用程式列表檢視
- 勾選你想要的銷售訂單
- 點擊動作 > 建立發票
批量建立期間，Odoo 提供合併帳單選項，決定同一客戶的訂單如何分組：
- 啟用——同一客戶的多張訂單合併為一張發票
- 停用——每張銷售訂單各自生成獨立發票
對於要清理一週訂單的企業而言，相較於逐張開票，這是實實在在的時間節省。
重點摘要
- 在每個產品上設定正確的開票政策，使開票在恰當時刻解鎖——服務與預付商品「確認即開票」，實體存貨「出貨後開票」
- 在訂單上使用分類保持發票整潔——結構會自動延續
- 使用訂金在任何貨物出貨前收取押金
- 從訂單列表使用批量開票，快速清理積壓
- 閱讀 Odoo 的錯誤訊息——它們會指引你正確的下一步
把這個流程妥善設定好，意味你的團隊只輸入訂單一次，永不重打。如果你希望你的 Odoo「銷售到開票」流程，圍繞你香港業務實際的收款方式來設定，歡迎聯絡 APAA 團隊。