在 Odoo 排程活動：用一套系統取代所有便利貼

為甚麼活動勝過便利貼和腦海中的待辦清單

在 APAA，我們合作的每一間香港中小企，都受困於同樣兩個限制：行政工作太多，時間卻不夠。便利貼會遺失，活在某人腦海中的待辦清單會被遺忘，跟進事項也悄悄溜走。

Odoo 的**活動（Activities）**功能正好填補這個缺口——它將可執行的任務直接附加在記錄上：潛在客戶、銷售訂單、專案任務，或任何帶有討論串的文件。每項活動都有類型、截止日期、負責人，以及可選的備註，確保萬無一失。

一步步排程活動

第一步：開啟一筆記錄

進入任何模組——CRM、銷售、專案或其他——開啟你想附加活動的記錄。例如，在 CRM 銷售管道中開啟一個潛在客戶。

第二步：找到討論串

向下捲動至記錄底部（或在較闊的螢幕上查看右側）。這裡就是討論串（Chatter）——該文件的溝通與歷史紀錄區域。

第三步：點擊「Schedule Activity」

點擊討論串中的 Schedule Activity 按鈕。隨即彈出一個對話框，包含以下欄位：

• 活動類型 — Email、Call、Meeting、To Do、Exception，或任何你建立的自訂類型。
• 摘要 — 簡短描述（例如「跟進通話」）。
• 截止日期 — 活動需要完成的日期。
• 指派給 — 負責該活動的用戶。
• 備註 — 給負責人的可選說明或背景。

第四步：排程

填寫相關資訊後點擊 Schedule。活動隨即出現在討論串中，並顯示距離截止日期還剩多少天的倒數。

把活動委派給其他人

你不只能為自己排程任務。使用指派給欄位將任務交給同事，它便會出現在對方的個人活動動態中。

對管理者而言，這是「在銷售團隊中分配跟進」與「試圖獨力扛起整份清單」之間的分別——你委派出去，同時不失對誰負責甚麼的掌握。

活動建立之後如何管理

活動排程完成後，你有三個操作：

點擊標記完成後，Odoo 提供三個選擇：

1. 捨棄 — 若誤按，可退出。
2. 完成 — 標記為完成並繼續。
3. 完成並排程下一項 — 標記完成後立即建立下一個活動。

第三個選項是低調的主力。將一個活動串連到下一個，讓多步驟的工作流程持續推進，無需任何人記著重新開始。

一眼看清手頭上的全部事項

點擊頂部導覽列的時鐘圖示，即可調出所有指派給你的活動。此視圖將它們分為：

• 今天到期的活動。
• 未來到期的活動。

時鐘只顯示你自己的活動，不顯示你委派給別人的活動。當單一記錄帶有多項活動時，Odoo 會將它們歸組在同一個文件條目下。

建立你自己的活動類型

預設類型——Email、Call、Meeting、To Do、Exception——涵蓋常見情況，但你也可以新增自己的。

如何建立自訂類型

1. 前往任何模組（例如 CRM）的 Configuration > Activity Types。
2. 點擊 Create。
3. 設定以下欄位：
   • 名稱 — 活動類型的顯示名稱。
   • 分類 — 可選的分組。
   • 預設摘要 — 預先填寫的摘要文字。
   • 完成天數 — 自動計算截止日期。
   • 預設下一項活動 — 當此活動完成時自動排程跟進活動。
   • 建議下一項活動 — 提供建議而非自動排程。
   • 郵件範本 — 附加一個自動發送的電子郵件範本。

1. 點擊 Save。

自訂活動類型適用於所有模組，因此你在 CRM 中建立的類型，也會出現在專案、銷售及其他應用中。

跨越每個模組的同一套系統

活動並非 CRM 專屬功能。你可以在以下位置排程活動：

• 專案任務 — 追蹤重寫、審核或客戶跟進。
• 銷售訂單 — 提醒自己確認或跟進。
• 發票 — 排程付款跟進。
• 任何帶有討論串的記錄 — 系統是通用的。

這種一致性正是小型團隊真正的得益：無論成員身處哪個 Odoo 應用，都只用同一套任務追蹤系統。

讓活動發揮作用的習慣

• 設定你真正做得到的截止日期 — 一旦所有事項長期逾期，日期就失去意義。
• 善用「完成並排程下一項」 — 為任何多步驟流程建立活動串聯。
• 委派給合適的人 — 把任務分出去，而非試圖自己追蹤一切。
• 為重複性工作建立自訂類型 — 不再一次又一次重新輸入相同的排程。
• 每天查看時鐘圖示 — 把檢視到期活動納入日常習慣。

總結

Odoo 活動以一套內建於每筆記錄的結構化、可追蹤系統，取代了便利貼和零散的待辦清單。你能在幾秒內排程活動、委派給隊友、串聯起來，並建立符合實際工作方式的自訂類型。時鐘圖示讓一切清晰可見，確保沒有任何事項遺漏。

如果你希望有人協助圍繞團隊的實際工作流程設計活動和自訂類型，歡迎聯絡 APAA，我們會協助你設定妥當。