規劃、追蹤、交付：中小企的 Odoo Project 專案管理指南

當專案計劃只存在於某人的腦海

在 APAA，我們合作的香港中小企很少缺乏野心，他們缺的，是一份「誰在何時做甚麼」的共同、共享視圖。專案計劃是存在的，只是散落各處：排程在一個試算表、進度更新在一個 WhatsApp 群組、檔案在一個資料夾，而真正的狀態只有負責這宗工作的人最清楚。一旦那個人請假，整個專案便停擺。

Odoo Project 正是為了把這一切收進同一個地方而設。它是一套全方位工具，讓你從頭到尾規劃、追蹤並交付工作——無論是管理生產排程、客戶交付項目，還是內部工作流程。看板、甘特圖、工時追蹤、自動化及即時儀表板，全部存在於同一個整合的應用程式內。

建立專案

建立新專案只需幾個步驟，而你在此所作的選擇，會塑造其後的一切：

• 指派專案經理 — 指定負責把專案做到底的問責人
• 設定開始與結束日期 — 定義時程，讓團隊掌握排程的輪廓
• 標記優先等級 — 為高優先專案加上標記，使其在列表中突出
• 新增關注者 — 將利害關係人加為關注者，讓他們在每次變更時收到通知

可見性與存取控制

Odoo Project 讓你完全掌控誰可以查看和存取每個專案：

• 內部可見性 — 限制存取權限，僅允許你選定的團隊成員查看專案
• 邀請外部使用者 — 授權外部利害關係人（如投資者或客戶）存取，讓他們無需加入你的組織即可協作

對於與客戶緊密合作的香港中小企而言，第二個選項尤其重要：客戶可以在受控的視圖中跟進自己專案的進度，而你毋須再人手發送進度更新。

看板視圖：任務管理

看板是查看專案的預設方式，對大部分團隊而言，這已經足夠。你把任務排進對應實際工作流程的階段：

• 建立階段 — 定義如「待辦」、「進行中」、「審核」和「完成」等階段，以符合你的流程
• 拖放操作 — 隨著任務推進，在各階段之間拖放
• 狀態指示 — 顏色標籤讓你一目了然，看出任務是順利進行、受阻，還是已完成

甘特圖視圖：時程規劃

當一個專案的成敗繫於排程，甘特圖視圖會改為提供以時間軸為基礎的版面：

• 視覺化時間軸 — 每項任務都繪在水平時間軸上
• 調整截止日期 — 拖曳任務條，把截止日期提前或延後
• 任務相依性 — 連結任務，定義哪些必須先完成，其他才能開始

這個視圖在生產排程、建築工程，或任何「任務順序一旦出錯便會崩潰」的工作流程上，最能發揮價值。

以子任務拆解工作

把大型任務拆成子任務後，它便變得可掌控，亦不會遺漏任何細節：

• 新增子任務 — 在父任務下建立子任務，把複雜工作拆成數塊
• 追蹤進度 — 看著子任務逐一完成，同時保持主任務視圖整潔
• 個別指派 — 每個子任務都可以有自己的負責人與截止日期

週期性任務

對於按固定週期重複出現的工作，週期性功能會替你建立任務：

• 設定頻率 — 每日、每週、每月，或自訂排程
• 自動建立 — Odoo 會自行產生下一次任務，讓例行工作永遠不會被遺忘

自動化規則

自動化規則讓你抽走那些悄悄吞噬團隊一整天的重複手動步驟：

• 標籤觸發器 — 當特定標籤被加到任務上時，Odoo 可以自動指派關注者、變更階段或通知相關人員
• 自訂動作 — 精確定義觸發條件符合時所執行的動作，例如新增團隊成員或發送通知

舉例來說，你可以設定一條規則，每當任務被加上「設計」標籤，你的首席設計師就會自動被加為關注者——毋須任何人記住要把他拉進來。

活動與下一步行動

活動功能讓團隊聚焦於「接下來該做甚麼」，而不只是看板上現有的事項：

• 排程活動 — 直接在任務上指派下一步行動，如電話聯繫、會議或審批
• 設定截止日期 — 每項活動都有各自的到期日，維持推進的動力
• 指派給團隊成員 — 把活動交給適當的人

內建工時追蹤

Odoo Project 內建工時追蹤，讓工時記錄在它所屬的工作之上：

• 記錄工時 — 團隊成員記錄在每項任務上花費的時間
• 監控生產力 — 檢視工時紀錄，看清工作量在專案中的真實分布
• 計費帳單 — 將已記錄工時轉換為帳單，適用於面向客戶的工作

對於任何按小時收費的香港顧問公司或代理公司，最後這一點把「做了的工作」與「開出的帳單」之間的循環閉合起來，中間毋須另設工時表工具。

客戶評分

在客戶專案上，客戶評分功能在回饋最真實的一刻收集意見：

• 評價已完成的任務 — 客戶可在任務完成後評分
• 追蹤滿意度 — 利用評分找出團隊可改進之處
• 持續改善 — 這些回饋循環有助團隊隨時間交付得更好

儀表板與報表

儀表板讓你即時讀取專案的真實表現：

• 獲利能力 — 追蹤收入對成本，看清是否符合預算
• 預算監控 — 比較計劃支出與實際支出
• 里程碑 — 設定並追蹤標誌真正進展的關鍵里程碑
• 自訂報表 — 圍繞對你重要的指標建立報表

頂部工具列快速存取

應用程式的頂部工具列，把相關資訊放在一鍵之遙，毋須離開專案：

• 工時表 — 專案的工時紀錄
• 文件 — 法律文件、合約或參考資料
• 物料清單 — 專案所需的資源
• 自訂捷徑 — 你自己的快速連結，指向最常用的視圖

開始使用

Odoo Project 可免費使用。你只需開啟你的 Odoo 實例並啟用 Project 應用程式，便能立即開始管理工作。當排程、工時表、自動化及報表全部整合在一起，它把成功專案所需的一切都集於一處——並把計劃從一個人的腦海，搬進一個全團隊都看得見的系統。

如果你希望把團隊真實的交付流程對應到 Odoo Project，歡迎聯絡 APAA 團隊，我們會協助你按團隊實際運作方式完成設定。